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先日、整理整頓と整列の違いというブログを書きました。今日は、それに関わることで少し書き加えます。昨日、ついに、あまりのマニュアルデータを探す時間の多さに嫌気がさし、忙しいにも関わらず、どうやったらマニュアルがピンポイントで探すことが出来るかを以前から考えていた方法を使って、やることにしました。

前回のブログ「「整理整頓」と「整列」の違い」でも書いてますが、これまではマニュアルはそれぞれのフォルダ別けしたところに入れていた訳です。

しかし、ひとつの事案でも、どちらのフォルダに入れるべきか迷うものが多くあり、それはやってみたことのあるひとならばわかると思いますが、データ量が膨大になればなるほど、管理が難しくなり、そのために似たようなフォルダが二つ三つ、とあるような場合には、とれかひとつにデータを保存して、それ以外には元フォルダのショートカットキーを入れておく、という方法をとってきました。

しかし、残念ながら、元フォルダを探す時間がかかる場合が、やはり多いのです。

例えば、私のところで言えば、コートや小物、機械関係、コンピュータ、パターン関係と まだまだ項目がたくさんあり、そのコートの中でも、通常のコート、さらにライナー リバーシブル、、、 そのなかでさらに、裏地関係、毛皮関係と、どんどん分かれてい行くわけです。これを探すのに、一度間違えると、また別のフォルダに戻って探さなければなりません。

一日の限られた時間のなかで、探す時間は、わずかな時間なのですが、それでも、都度、仕事がとまり、本来ならすぐにマニュアルをみて、作業の確認ができれば、ストレスなく作業が進むはずなのに、なかなか進むことができずにイライラします。

そんなこともあり、以前から、よく使う業務用のファイルは、エクセルシートに各業務ごとに別けて、ファイルのリンクを貼り、都度フォルダを辿らずに済む方法をとっていました。

これと、同じように、あいうえお順にあ行、カ行、サ行・・というようにシートを別けて、シートのなかで、、あいうえお と列を仕切り、例えば、マグネットをエリに取り付ける場合のマニュアルであれば、ま マグネット、

次のセルにハイパーリンクを貼り、ディレクトリを記載するようにしました。よく、商品の取り扱い説明書の最後にある索引のようなものです。その索引に自動で移動できるハイパーリンクがついたようなものです。

一気に、すべてをやることは時間がかかりすぎるので、探した時にひとつずつでもやっていくしかありません。とりあえずシートだけ作ってみました。

ここで、ひとつだけ、効率よくハイパーリンクを作る方法を記載しておきます。

一般的には、例えば、エクセルであれば、ハイパーリンクを作るときに、ハイパーリンクの作成から始まり、延々とフォルダを遡り、フォルダやファイルを探しますね。
でも、これだと時間がかかりすぎます。

マックはどうか解りませんが、Windowsでは、そのファイルやフォルダの上で右クリックすればプロパティが開けますね。ここに場所という項目があり、そこにディレクトリが記載されていますので、これを全てコピーして、ハイパーリンクのアドレスに貼り付けます。これでハイパーリンクは完成です。

ひとつ注意があるとすれば、開きたいフォルダがあり、それをハイパーリンクにしたいと思う場合は、そのフォルダの中のファイルを右クリックして、そのファイルのプロパティからディレクトリをコピーしないと、ひとつ手前のフォルダが開いてしまいますので気をつけてください。

最後にまとめますが、データの整理整頓も、とても難しいのですね。そして、完璧にするのは時間も膨大にかかります。なぜかというと、一度フォルダツリーを形成して、後に変更するとなると、全てのデータを検証してやり直しをしなければなりません。仮に部分的にやったとしても、それなりに時間がかかります。

例えば、お客様の商品を作るCADデータなどでは、当初、年度別でフォルダを別けて、お客様がその次に来ていました。今もこの状態が続いていますが、本来であれば、取引先¥お客様名¥年度¥アイテム、、、というようにしたほうが良かったのです。年数が経過すると、繰り返し買っていただいたお客様のデータを探すのに、年度別が最初だと、全ての年度をチェックする必要があり、探す時間がかかります。

だから最初のフォルダの切り分けは、10年後くらいを見据えた切り分けが求められます。

ただ一度失敗したものを全てやり直す時間など現状ではありませんので、今回は作業で一番困る、マニュアルデータの検索をエクセルを使ってやろうと考えたわけです。

これで、データの整理整頓が若干、不十分ではあったとしても、その必要なデータにたどり着くことが早くなります。

最後に、ひとつ付け加えますが、企業立ち上げ時期や、データの蓄積を始めたばっかりのころには、こんな苦しみはないのです。

もともと、少ない資料、データファイルですから、すぐに探せるはずです。だから、安易に、どんどんフォルダを作り、乱雑にファイルを入れ、グチャグチャの状態にフォルダが、いつのまにか並んでしまいがちになります。

この状態をどの時点で気づき、早めにせめて、10年先くらいを見据えて情報の管理をどうするか、フォルダをどうするかを考えないとあとから私のように後悔します。

私のところのような、ほんとに小さな規模でもデータは膨大になります。作ることが仕事のはずなのに、情報に振り回されて、無駄に時間を使うことが多いのです。

昔、トヨタのジャストインタイムを栗橋市の勉強会で小峰工業の会長さんに習ったことがありますが、実際に一般の会社でみると、本来、やるべき必要な作業は、当時の記憶では、20とか30%・・そんな数字だったかと思います。間違っていたらすみません。30年くらい前のことなんで。トヨタでさえも、多分、60、、とかの数字だったと記憶しています。それくらい一般の企業に無駄があると言われていたことを記憶しています。

実際に、やってみると、無駄をなくしていくというのは本当に難しいものです。業務資料でも、マニュアルファイルでも、即座に見れるようにできないと紙の資料よりも探しにくい場合があります。、そのためにもデータの整理整頓は私のなかでも重要な課題なのです。

”資材等の、ものそのもの”のジャストインタイムではなく、必要なときにクイックリーに必要な作業データが手元にくることも、手作業がほとんどで、都度作るものが変わる私たちのような仕事にも必要とされています。

長澤祐一

 

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